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Envoyer à chaque salarié son bulletin de paie

« Envoyer à chaque salarié son propre bulletin de paie »

Un PDF par salarié, nommé, protégé par son mot de passe et envoyé à sa bonne adresse : en quelques minutes au lieu de plusieurs heures à la main.

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Windows 10 et 11 · 4,5 Mo · sans droits d'administrateur

Séparer par personne : réglages enregistrés, étape 1 avec le PDF Bulletins octobre de 9 pages, étape 2 avec la liste du personnel de 6 personnes.

La situation

Chaque fin de mois, le logiciel de paie produit un seul PDF qui réunit les bulletins de tous les salariés. Il faut ensuite, pour chacun, retrouver ses pages, en faire un fichier à son nom, le protéger, puis l'envoyer à sa bonne adresse. À la main, cela prend des heures, et une erreur suffit pour qu'un salarié reçoive le bulletin d'un collègue : c'est une fuite de données personnelles.

La solution

Séparer par personne fait tout le travail en 5 étapes numérotées, vérifie lui-même ce qui est douteux, et vous laisse contrôler avant de créer et d'envoyer.

Pas à pas

  1. Le PDF à séparer

    Glissez le PDF des bulletins dans la fenêtre. Automat-PDF lit le texte de chaque page.

    Séparer par personne : réglages enregistrés, étape 1 avec le PDF Bulletins octobre de 9 pages, étape 2 avec la liste du personnel de 6 personnes.

  2. Les personnes

    Glissez la liste du personnel (Excel ou CSV, une ligne par personne). Automat-PDF relie chaque information à la bonne colonne et contrôle la liste : doublons, e-mails mal formés, cases vides.

    Séparer par personne : réglages enregistrés, étape 1 avec le PDF Bulletins octobre de 9 pages, étape 2 avec la liste du personnel de 6 personnes. Tableau des colonnes utilisées (Matricule, NOM, Prénom), contrôle des données sans anomalie et aperçu de la liste du personnel.

  3. Les fichiers à créer

    Le nom de chaque fichier vient de la liste (« Bulletin NKOULOU MBARGA Jean-Baptiste.pdf ») : ajoutez une colonne d'un clic, un exemple s'affiche. Activez la protection, puis choisissez la colonne du mot de passe, comme la date de naissance.

    Étape 3 avec le modèle « Bulletin {{NOM}} {{Prénom}} », les colonnes à ajouter d'un clic, l'exemple de nom, la protection activée et la colonne Date de naissance.

  4. Vérifier et créer

    Le tableau montre chaque fichier, ses pages et l'état de son mot de passe. Les pages douteuses sont signalées. Cliquez sur Créer les fichiers…

    Tableau de vérification : six bulletins nommés, leurs pages et la mention « défini » pour chaque mot de passe, puis l'alerte d'une page à vérifier. Encadré « 7 fichiers créés » avec le dossier Bulletins octobre - par personne et le bouton Ouvrir le dossier.

  5. Envoyer par e-mail (facultatif)

    Rédigez l'objet et le message une fois (« Bonjour {{Prénom}}, … »). Envoyez d'abord un essai à votre propre adresse, puis l'envoi groupé, après confirmation. Par Gmail, Yahoo, la messagerie de l'organisation, ou Outlook.

    Étape 5 avec le destinataire {{E-mail}}, l'objet « Votre bulletin de paie d'octobre 2026 », le message « Bonjour {{Prénom}} » et le choix entre Ma messagerie et Outlook. Zone d'envoi : 5 messages prêts, un bulletin sans adresse signalé, champ d'adresse pour un essai, boutons Envoyer l'essai et Envoyer 5 e-mails, avec la raison « Réglez d'abord votre messagerie ». Fenêtre Messagerie avec une adresse Gmail, le serveur smtp.gmail.com, le port 587, le chiffrement STARTTLS et un conseil sur le mot de passe d'application.

Le résultat. Un dossier avec un PDF par personne, nommé et protégé par son mot de passe, envoyé si vous le souhaitez à la bonne adresse. Le mois suivant, Réglages enregistrés reprend tout d'un clic.

Les vérifications

  • Une page n'est attribuée à une personne que si son matricule (ou son nom) et une autre de ses informations figurent sur la page.
  • Les pages douteuses (récapitulatif, page sans identifiant) ne sont envoyées à personne : elles sont réunies dans « _Pages à vérifier.pdf ».
  • Le mot de passe du fichier ne voyage pas avec lui : il n'est pas mis dans le message.
  • Rien ne part sans confirmation ; les fichiers sans adresse sont signalés.
  • Le mot de passe de la messagerie est gardé par Windows, jamais dans un fichier.

Bon à savoir

  • Fonctionne pour tout document où chaque page concerne une personne identifiable : bulletins de paie, attestations, relevés, convocations…
  • Sans liste, Automat-PDF peut s'appuyer sur un repère imprimé sur chaque page (« Matricule : »).
  • Le PDF doit contenir du texte (c'est le cas des PDF produits par un logiciel de paie) : un PDF scanné sans reconnaissance de texte ne peut être séparé que par nombre de pages.
  • Gmail et Yahoo demandent un « mot de passe d'application » ; avec Microsoft 365, l'envoi par Outlook (version classique) est souvent le plus simple.

Captures de la version 0.2.0, prises dans l'application réelle ; les noms, montants et adresses qu'elles montrent sont fictifs.

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